בעשורים האחרונים הוכשר מבחינה הלכתית השימוש בשבת בפתרונות טכנולוגיים המקלים על נכים וכן על הציבור כולו. למרות זאת, לעיתים אדם פרטי נמנע מלהשתמש בפתרונות הלכתיים אלו בשל החשש לפגיעה באווירת השבת של הכלל, זאת על אף שהפתרונות הללו מעוגנים בהלכה. תופעה נוספת היא ויכוחים בתוך הקהילה האם להחמיר ולא לסמוך על הפתרונות הלכתיים הללו, לדוגמא ויכוח בין שכנים בבניין בנוגע להפעלתה של מעלית שבת. האמנם בסיטואציות שכאלו טובת הכלל דוחה את הפרט?
מעבר לאיסורי המלאכות מצווה עלינו התורה לשבות ביום השביעי והרמב"ם "(כ"א א') מסביר כי מדובר בשביתה אף מדברים שאינם מוגדרים כמלאכה. מצווה זו מהווה את המקור שהנחה את החכמים לאסור פעולות רבות משום "שבות". הרמב"ן בפרשת אמור (כ"ג כ"ד) מביא את דברי המכילתא: "ובמכילתא (בא ט) ראיתי בפרשת החדש, ושמרתם את היום הזה (שמות יב יז) למה נאמר, והלא כבר נאמר כל מלאכה לא יעשה בהם (שם פסוק טז), אין לי אלא דברים שהן משום מלאכה, דברים שהן משום שבות מנין? תלמוד לומר ושמרתם את היום הזה להביא דברים שהן משום שבות….. ונראה לי שהמדרש הזה לומר שנצטוינו מן התורה להיות לנו מנוחה בי"ט אפילו מדברים שאינן מלאכה, לא שיטרח כל היום למדוד התבואות ולשקול הפירות והמתנות ולמלא החביות יין, ולפנות הכלים וגם האבנים מבית לבית וממקום למקום, ואם היתה עיר מוקפת חומה ודלתות נעולות בלילה יהיו עומסים על החמורים ואף יין וענבים ותאנים וכל משא יביאו בי"ט ויהיה השוק מלא לכל מקח וממכר, ותהיה החנות פתוחה והחנוני מקיף והשלחנים על שלחנם והזהובים לפניהם, ויהיו הפועלים משכימין למלאכתן ומשכירין עצמם כחול לדברים אלו וכיוצא בהן, והותרו הימים הטובים האלו ואפילו השבת עצמה שבכל זה אין בהם משום מלאכה, לכך אמרה תורה "שבתון" שיהיה יום שביתה ומנוחה לא יום טורח. וזהו פירוש טוב ויפה". דברי הרמב"ם מוסבים על פעולות העלולות להביא לאיסור מלאכה ודברי הרמב"ן הם על פעולות הגורמות טרחה ופוגעות במנוחת השבת.
מלאכות שבת שאינם נעשות בצורה ישירה אלא על ידי "גרמא" הן מותרות מן התורה: "כתיב לא תעשה כל מלאכה – עשייה הוא דאסור, גרמא שרי" (שבת ק"כ:) חכמים אסרו לעשות מלאכות בגרמא. כל איסורי חכמים ניתן להקל בהם במקום הפסד או צער או חולי אחרי התייעצות עם מורה הוראה.
בהלכה קיימים מושגים נוספים שמטרתם לשמר את אווירת השבת כמו: "עובדין דחול" (בתלמוד מוזכר בהקשר של שימוש בקדשים) הכוונה למעשים של חול שאינם מתאימים לקדושת השבת, ואדם עושה אותם כשבת כדרך שעושה בחול, או "אוושא מילתא" פעולות הכרוכות בהשמעת קול וניכרות לאזני כל, בשו"ת ציץ אליעזר (ח"ד כו) השתמש במושגים אלו על מנת לאסור שימוש במיקרופון ורמקול בשבת גם אם הופעלו מערב שבת.בשו"ת ישכיל עבדי (ג' או"ח י"ב) אסר נסיעה ברכבת משום "עובדין דחול" גם אם הנוסע אינו מבצע מלאכה לעומתו הרב עוזיאל (משפטי עוזיאל ג' או"ח ל"ב) לא ראה בדבר "עובדין דחול". הפוסקים התלבטו לגבי פעולות רבות כיצד להגדירם במיוחד בעקבות המהפכה הטכנולוגית שעוררה הרבה שאלות בנוגע למכשירים חשמליים.
בספר "תפארת ישראל" על המשניות (שבת פ"ז) כתב שלש הגדרות ל"עובדין דחול: א) דומה קצת לאחת מל"ט מלאכות ב) מקום ששיערו חז"ל ברוח קדשם שבקל יכול לבא לידי איסור דאורייתא ג) דבר שהוא טורח גדול.
היתר גורף של שימוש ב"גרמא" אפילו במקום צורך ייתכן וייאסר משום "עובדין דחול" או "אוושא מילתא", משום שעלול להוביל לעשיית מלאכה או טרחה מרובה.
לצרכי רפואה ובטחון יהיה ניתן להשתמש בהיתר הגרמא שהרי בתחומים אלו כשיש צורך מותר איסורי דרבנן ואפילו איסורי תורה, וכך באמת נוהגים בבתי חולים ובמערכת הביטחון.
במקום שמדובר על פעולות שמטרתם למנוע טרחה בשבת כמו מעלית שבת או רכב המבוסס על "גרמא" לאדם נכה נראה שיש מקום להתיר וייתכן ויש בדבר אפילו מצווה של עונג שבת (לדעת הרמב"ם מצווה מן התורה).
יש טוענים שהדבר פוגע באווירת השבת בקהילה אם אותו אדם ייסע ברכבו ברשות הרבים, לענ"ד אם הדבר ניכר שמדובר באדם הזקוק לכך, אין לחשוש לכך כיוון שמדובר בקולא של שעת הדחק ומקום צער וחולי, הדבר גם מחזק את ההלכה היודעת לתת פתרונות למצבים מיוחדים אלו. ההמצאות החדשות בתחום הטכנולוגי אמנם יצרו שאלות הלכתיות אבל מאידך הם הגיעו לעולם גם על מנת להקל על שמירת תורה ומצוות.
"מעלית שבת" שרבו הפוסקים המתירים אותה ניתן להשתמש בה גם בבנין בו חלק מן הדיירים אינם רוצים לסמוך על המתירים. ברור שהדבר צריך להיעשות בהסכמת רוב הדיירים ואם מדובר על יישוב בו יש תושבים הרוצים להשתמש בקלנועית יש לקבל את הסכמת הרב ורוב הקהילה.
בכל מקרה חדש יש להיוועץ עם מורה הוראה הצריך לשקול את מידת הצורך למבקש ואחר כך את הצורה בה הדבר יתקבל בקהילה. לענ"ד השיקול של צורך הפרט הוא המרכזי ואחר כך אם יינתן היתר ניתן לפרסם לבני הקהילה את סיבת ההיתר.
